Mbinu za kujenga mawasiliano yenye ufanisi kazini

Mawasiliano—moyo wa kila taasisi —ni muhimu kwa uendeshaji mzuri, mshikamano wa timu, na mafanikio ya biashara kwa ujumla. Kujenga mawasiliano madhubuti kazini kunaweza kuondoa mkanganyiko, kukuza mazingira chanya, na kuongeza tija.

Iwapo wewe ni mjasiriamali au unasimamia biashara ndogo, ujuzi wa mawasiliano unaweza kuwa njia ya kuelelekea kwenye mafanikio. Katika makala hii, nakupatia muongozo wa kina juu ya namna ya kuboresha  mawasiliano katika mahali pa kazi, hatimaye kuinua ufanisi katika biashara yako.

Jambo la kwanza la kujua ni kuwa kujenga na kuboresha mawasiliano madhubuti si jambo la usiku mmoja bali ni mchakato endelevu. Hivyo, zingatia hatua zifuatazo ambazo zinaweza kusaidia kuimarisha ufanisi katika eneo la mawasiliano.

Mosi, sisitiza kusikiliza kwa makini

Kusikiliza kwa makini kunahusisha kuelekeza umakini wako wote, kuelewa, kuitikia, na kukumbuka kile kinachosemwa. Si kusikia tu bali kushiriki kikamilifu katika mazungumzo. Kwa mfano, wakati wa mkutano wa timu, meneja mzuri anaweza kurudia au kuelezea kwa njia nyingine wazo la mfanyakazi kuhakikisha amelielewa vyema.

Pili, ujumbe ulio wazi na mfupi

Urahisi ni ufunguo wa mawasiliano. Toa ujumbe wako kwa njia iliyo wazi na fupi ili kuepuka mkanganyiko. Kwa mfano, unapotoa kazi, bainisha wazi lengo, matokeo yanayotarajiwa, na muda wa mwisho wa kukamilisha.

Tatu, maswali ya kujieleza

Maswali ya wazi yanayotaka mtu kujieleza yanachochea majibu yanayojenga msingi wa mazungumzo. Hii ni kinyume na maswali yanayohitaji majibu ya moja kwa moja ya “ndiyo” au “hapana.” Kwa mfano, badala ya kuuliza, “Je, ulipenda uwasilishaji?” uliza, “Unadhani ni mambo gani yanaweza kuboreshwa katika uwasilishaji huo?”

Nne, lugha ya ishara

Ishara zisizo za maneno kama vile mionekano ya uso, lugha ya mwili, na sauti ya sauti zinaweza kufikisha ujumbe zaidi ya maneno. Tabasamu la joto au sauti yenye shauku inaweza kusaidia kukuza mazingira chanya ya mawasiliano.

Tano, mrejesho unaojenga

Mrejesho unapaswa kuwa wa kuinua hamasa ya kazi badala ya kudhoofisha. Tumia mbinu ya ‘sandwich’— yaani unaanza na pongezi, kisha unafuatisha ukosoaji wa kujenga, na malizia na pongezi nyingine ili kuhakikisha mrejesho wenye uwiano mzuri.

Sita, jali hisia

Kuelewa na kutambua hisia za wengine hujenga uaminifu na mahusiano mazuri. Kwa mfano, kutambua msiba uliomkumba mfanyakazi kabla ya kuingia katika masuala ya kazi kunaonyesha huruma, kujali na ubinadamu na hivyo ujumbe unaofuata unaweza kuzingatiwa zaidi na wapokeaji.

Saba, kuhimiza ushirikiano wa timu

Ushirikiano hufungua milango ya mawazo tofauti na uvumbuzi. Himiza vikao vya ubunifu ambapo kila mfanyakazi anaweza kutoa maoni yake kwa uhuru bila hofu ya kutwezwa, kuchekwa au kushambuliwa isipokuwa kwa ukosoaji unaojenga.

Nane, mikutano ya kawaida ya mmoja kwa mmoja

Mikutano ya mara kwa mara na kila mfanyakazi inaweza kuunda nafasi ya mazungumzo ya wazi, kusaidia kutatua masuala mapema. Hii inaweza kuwa kila wiki au kila baada ya wiki mbili au hata mwezi kujadili maendeleo, changamoto, na mawazo.

Tisa, adabu za mawasiliano ya kidigitali

Kadri zana za mawasiliano ya kidigitali zinavyozidi kuwa maarufu na kutumika zaidi, ni muhimu kuanzisha miongozo kama vile kuhimiza majibu ya haraka, mada ziliyo wazi, na lugha ya heshima isiyohusisha kutwezana na kudharauliana.

Kumi, tambua, heshimu tofauti za kitamaduni

Katika mahali pa kazi ambapo wamekusanyika watu wa asili tofauti, ni muhimu kutambua na kuthamini tofauti za kitamaduni. Kufanya hivyo, kunaweza kusaidia kuepuka kutokuelewana. Kwa mfano, kufahamu mitindo tofauti ya mawasiliano katika tamaduni mbalimbali kunaweza kuboresha mawasiliano madhubuti kazini. Ishara fulani inaweza kuwa nzuri jamii hii, lakini mbaya kwingineko.

Kumi na moja, mbinu za utatuzi wa migogoro

Migogoro haiwezi kuepukika lakini inaweza kudhibitiwa kwa ufanisi. Mbinu za kimawasiliano kama vile upatanishi, kusikiliza kwa makini, na kutafuta suluhisho la pamoja zinaweza kusaidia kutatua migogoro.

Kumi na mbili, himiza matumizi madhubuti ya zana za mawasiliano

Tumia zana kama barua pepe, ujumbe wa papo hapo, mikutano ya video, na programu za usimamizi wa miradi ili kurahisisha mawasiliano. Hakikisha kila mtu amepata mafunzo na ana uhuru wa kutumia zana hizi.

Kumi na tatu, ujumbe ulioratibiwa

Uthabiti huondoa mkanganyiko na kuhakikisha kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja. Kwa mfano, wakuu wa idara wanapaswa kufikisha ujumbe sawa kuhusu sera za kampuni. Haiwezekani taasisi moja, sera zikawa tofauti.

Kumi na nne, uwazi na uaminifu

Uaminifu hujenga uaminifu. Kuwa wazi kuhusu habari za kampuni—nzuri au mbaya. Vificho vificho hujenga utamaduni mbaya wa mambo ya gizani na tetesi kwa timu nzima. Kwa mfano, shiriki masasisho kuhusu hali ya kifedha ya kampuni au mabadiliko ya uongozi.

Kumi na tano, kuhimiza ushirikiano wa wafanyakazi

Wafanyakazi wanaoshirikiana katika mambo mbalimbali ya kazi na kijamii huwasiliana kwa ufanisi zaidi. Shughuli za kujenga timu mara kwa mara zinaweza kusaidia kukuza mshikamano na mawasiliano ya wazi. Andaa mitoko ya pamoja ya michezo, kula na safari kujenga mahusiano ya karibu baina ya wanatimu.

Kumi na sita, miongozo ya mawasiliano

Weka miongozo wazi kuhusu muda, njia, na maeneo ya mawasiliano ya ndani ya taasisi. Hii inaweza kujumuisha saa za utulivu, itifaki za mikutano, au kanuni za barua pepe, kanuni za makundi ya WhatsApp na mitandao mingine ya kijamii.

Kumi na saba, thamini, tambua wafanyakazi

Kutambua na kusifu kazi nzuri huwahamasisha wafanyakazi na kuhimiza mawasiliano. Mara kwa mara, toa pongezi – aidha ya maneno matupu au na zawadi –  kwa wafanyakazi wanaofanya kazi kwa bidii au wanaoonyesha ujuzi bora wa mawasiliano.

Kumi na nane, kutoa nafasi kwa mawazo na maoni

Tengeneza njia kwa wafanyakazi kutoa maoni yao, mapendekezo, dukuduku au wasiwasi wao. Hii inaweza kuwa kupitia sanduku la maoni, sera ya mlango wazi, au tafiti kwa walengwa zisizotambulisha majina.

Kumi na tisa, vunja mipaka ya kiutawala

Himiza mawasiliano katika ngazi zote za taasisi au biashara. Ina maana kusiwe na kikwazo kwa mfanyakazi wa ngazi ya chini kumuona mkuu wa taasisi, kama anadhani wazo lake yafaa lifikishwe kwake. Baadhi ya mbinu nyingine za kufanikisha hili ni mpangilio wa ofisi ulio wazi  (usio wa vificho) au mikutano ya ‘town hall’ ambapo kila mtu anaweza kuuliza maswali au kutoa maoni.

Ishirini, kuwa kiongozi wa mfano

Kama kiongozi, mtindo wako wa mawasiliano utaweka mwelekeo kwa timu yako. Onyesha tabia unazotaka kuona, kama vile kusikiliza kwa makini, kuwasilisha ujumbe rahisi na unaoeleweka, na mazungumzo ya wazi na ya uaminifu.