
Kusikiliza, stadi muhimu ya mawasiliano
Aghlab, wakati watu wakijadili sifa za mtu anayejua kuwasiliana vema, huelemea zaidi upande wa muwasilishaji mzuri na sio msikilizaji. Kadhalika, kozi chache sana za kuhusu ya mawasiliano ya biashara na katika maeneo ya kazi huzingatia kujenga ujuzi wa kusikiliza. Kozi nyingi hufundisha zaidi uwasilishaji aidha kwa kuzugumza au kuandika.
Hilo ni kosa. Ujuzi wa kusikilizwa unatakiwa upewe kipaumbele, kwani ndio mwanzo wa mchakato wa mawasiliano mazuri.
Viongozi wanaosikiliza vyema hujenga tamaduni za kampuni ambapo watu wanahisi kusikika, kuthaminiwa na kushirikishwa. Kwa upande mwingine, wafanyakazi wanaosikilizwa huripoti viwango vya juu vya kuridhika kazi na hisia ya usalama wa kisaikolojia.
Usikilizaji pia umeorodheshwa kama stadi muhimu zaidi ya mawasiliano ya mdomo mahali pa kazi, pengine muhimu kuliko kuzungumza.
Kusikiliza ni ujuzi unaoweza kufunzwa na ukaweza kuboresha hali ya mambo katika upande wa mawasiliano katika uongozi na kuleta ufanisi wa hali ya juu kwa timu nzima anayoiongoza.
Ikiwa ungependa kuwa msikilizaji bora wewe mwenyewe, hapa kuna mbinu nne unazoweza kutumia ili kuanza, kama zilivyoorodheshwa katika jarida makala moja iliyochapwa katika jarida la Harard Business Review.
Mbinu ya 1: Sikiliza hadi mwisho
Inawezekana unafahamu tabia ya baadhi ya watu au wewe mwenyewe ya kukasa uvumilivu wa kusikiliza hadi mwisho, na badala yake unakuta mtu anapanga la kusema wakati mtu mwingine bado anazungumza, anamkatiza akijaribu kutoa suluhu ya hicho anachoambiwa (ilhali hajasikia hadith kamili).
Baadhi katika watu wa aina hii hurukia na hadith nyingine kama hiyo anayosimuliwa (mfano: “Hilo lilinitokea pia…!” “Kwa upande wangu…”). Wengine hutabiri jambo wanalohadithiwa litaishaje na kusema “Nishakuelewa unachotaka kusema… nisikilize.” Kuna ambao watamwambia mtu moja kwa moja: Sina muda wa kusikiliza hadith ndefu… nenda kwenye hoja.”
Hali hizi za kumkatisha mzungumzaji hutokea kwa sababu kadhaa lakini si jambo jema. Shida ni kwamba, unapomkatisha mzungumzaji na kurejesha mazungumzo kwako mwenyewe, unapunguza ubora wa mabadilishano. Kwa watu wengi, inachukua dakika moja kuwasilisha nukta kuu ya ujumbe wao. Ukimkatiza au kuacha kuzisikiliza kabla hawajamaliza, unaweza kukosa hoja kuu ya msingi.
Inashauriwakuwa mara tu mtu mwingine anapomaliza kuomgea, chukua muda kufikiria kile ambacho umesikia kabla ya kujibu. Huenda mtu huyo atathamini jibu la polepole, linalotokana na fikra ya kina zaidi kuliko lile jibu la papo hapo na pengine lisilo na makini.
Mbinu ya 2: Sikiliza kuelewa, sio kutatua
“Kusikiliza hadi mwisho” ni ujuzi wa thamani, lakini haitoshi peke yake. Pia unahitaji kufahamu jinsi unavyosikiliza. Yaani: Unasikiliza kutatua au kuelewa?
Ingawa unaweza kushawishima kutaka kutatua kila shida inayoletwa kwako – haswa ikiwa wewe ni kiongozi unayejaribu kujenga uaminifu na timu zako – utafika mbali zaidi ikiwa utazingatia kwanza kuelewa shida iliyopo. Hapo ndipo mbinu hii ya pili inaweza kuwa na manufaa.
Kumbuka kwamba huhitaji kukumbuka kila neno ambalo mtu mwingine anasema. Badala yake, zingatia kujaribu kuelewa picha kuu. Kwa kawaida utapokea maelezo ya kina zaidi na ya muhimu kadri mazungumzo yanapoendelea na utakavyododosa.
Zingatia tena, Wakati mtu anapomaliza kuzungumza, tulia ili kutafakari kile ambacho umesikia. Katika hatua hii, njia muhimu ya kuendeleza mazungumzo ni kuangalia kama umemuelewa mzungumzaji kwa usahihi. Unaweza kusema, “Nilichosikia ukisema ni…” kisha fanya muhtasari. Fuatilia kwa kuuliza, “Je! Nilivyoelewa ni sahihi?
Ikiwa muhtasari wako si sahihi, ili kupata maelezo zaidi, unaweza tu kusema, “Tafadhali nifafanulie zaidi,” au “Niambie ambacho sijakelewa.”
Mbinu ya 3: Sikiliza kujenga mahusiano na kuelewa maudhui
Ikiwa umezielewa mbinu mbili za kwanza, uko tayari kupiga mbizi zaidi katika kile kinachohitajika ili kuwa msikilizaji mzuri. Moja ya kipengele muhimu katika kusikiliza kama ujuzi ni kuelewa kwamba mazungumzo mengi yana nyanja mbili: Kwanza, kujenga mahusiano na mtu mwingine na pili, ni kuelewa yaliyomo katika habari au shida wanayowasilisha.
Linapokuja suala la mwelekeo wa maahusiano, “kusikiliza hadi mwisho kwa umakini” (mbinu ya 1) ni muhimu. Mbinu hii inakuza muunganiko na kufanya watu kujisikia huru kutoa na kuwasilisha mawazo na wasiwasi wao kwako.
Linapokuja suala la muelekeo wa maudhui, “kusikiliza ili kuelewa/kufupisha” (mbinu ya 2) ni muhimu. Sehemu hii ya mazungumzo mara nyingi ni inahusisha ufanisi katika mbadilishano wa taarifa. Inahusisha kufyonza habari haraka, kuelewa suala husika, na kufanya kazi na mtu mwingine ili kujua nini cha kufanya baadae.
Wasikilizaji wazuri wanafahamu hali zote mbili na wanaweza kurekebisha mwelekeo wao kulingana na mahitaji ya mtu wanayezungumza naye.
Unaposikiliza, zingatia uwiano kati ya ujenzi wa mahusiano dhidi ya kuelewa yaliyomo. Watu wengi wana tabia ya kuegemea katika mwelekeo mmoja. Kuzingatia “maudhui” pekee kunaweza kumfanya mtu ahisi unajali kuhusu kazi yako kuliko ustawi wao. Kwa upande mwingine, kuzingatia tu “mahusiano” kunaweza kusababisha kushindwa kupata suluhu nzuri na ya kweli.
Mbinu ya 4: Sikiliza kuelewa misingi na maadili ya watu
Hii ndio mbiu ngumu zaidi ikihusisha ujuzi wa utambuzi wa kuelewa vyema kile ambacho watu unaoongea nao wanathamini na ni muhimu kwao. Kuelewa jinsi maadili ya watu yanavyojidhihirisha na kuathiri tabia zao kazini ni nguvu kuu ya uongozi kwa sababu maadili huathiri namna tunavyozitazama changamoto na jinsi tunavyozijibu.
Katika mahali pa kazi, maadili ya kawaida yanayohimizwa yanaweza kujumuisha uaminifu, mafanikio, uchapakazi, uwajibikaji, heshima, utulivu, ushirikiano na kadhalika. Kwa upande wa pili, baadhi ya maadili yasiyofaa na yanayoweza kuharibu kazi ni ubinafsi, uongo, uchonganishi, fitn , majungu na kadhalika. Ni kwa kusikiliza ndio unaweza kujifunza hali za watu na mitazamo yao kwa upande wa madili kazini.